זהו מדריך המחשוב לעסקים: איך לתכנן את מחשוב העסק – חלק א'. נתחיל מהשאלה המרכזית:
למה כל עסק צריך מחשוב
העולם העסקי של ימינו מתפתח במהירות מדהימה, וכל עסק, אפילו הקטן ביותר, זקוק למערכות מחשוב. כדי לשמור על תחרותיות וכדי להיות מסוגל להציע ללקוחות שירות מהיר ויעיל, חייבים מחשוב בעסק! מדריך זה, ב-2 חלקים, מסביר למה כל עסק צריך מחשוב ולמה לשים לב בתהליך המחשוב. לאחר שתסיימו לקרוא את חלק א', אל תשכחו לעבור לחלק ב'!
היתרונות של מחשוב לעסקים
להלן רשימה חלקית בלבד של היתרונות שיפיק העסק שלך ממחשובו: יעילות מוגברת, קבלת החלטות מדויקות יותר, שיפור השירות, חיסכון בכוח אדם, ויכולת התרחבות בקלות ובמהירות. בנוסף לא נשכח את התמיכה בשיתוף פעולה בין עובדים והיכולת להסקת תובנות על הנעשה בעסק.
על ידי אוטומציה של משימות, מינוף נתונים בזמן אמת ואופטימיזציה של תהליכים, המחשוב מגביר את הפרודוקטיביות, את שביעות רצון הלקוחות ואת הרווחיות של העסק. כך ניתן לצמצם שגיאות ולהישאר לפני המתחרים. המחשוב מעצים ארגונים להניע צמיחה, לייעל תפעול ולהשיג הצלחה.
למה חשוב לשים לב כשמתכננים את מחשוב העסק
כאשר מתכננים את מחשוב העסק יש מספר נושאים שחשוב במיוחד לקחת בחשבון. תכנון מוקדם הוא חיוני כדי להבטיח יישום מוצלח ולמקסם את היתרונות שבמחשוב עבור העסק. לא תרצו להשקיע הון במערכות מחשוב רק כדי לגלות בהמשך שהן לא עונות על צרכי העסק. כדי למנוע טעויות יקרות כאלה, ולנצל ביעילות את המשאבים העומדים לרשותכם, הנה הנושאים שחשוב לשים לב אליהם כשמתכננים את מחשוב העסק:
1. הגדרת מטרות
זהו בבירור את המטרות והיעדים שאתם רוצים להשיג באמצעות מחשוב העסק. מטרות לדוגמה יכולות להיות שיפור היעילות, שיפור שירות הלקוחות, ייעול תהליכים, הפחתת עלויות או הרחבת טווח ההגעה של העסק ללקוחות נוספים.
הגדרת מטרות היא חיונית לפני שיוצאים לדרך, כי היא מספקת כיוון ברור ויעדים ליישום. בשלב זה אתם למעשה יוצרים מפת דרכים לתהליך המחשוב, שתסייע בכל השלבים בהמשך: החל מבחירת פתרונות התוכנה והחומרה מתאימים, וכלה בהקצאת המשאבים בצורה יעילה. כך גם תוכלו למדוד בהמשך את הצלחת המחשוב בהשגת המטרות שהגדרתם מראש. השקעת זמן בהגדרת מטרות המחשוב תמקסם את היתרונות שבו ותבטיח שההשקעה בטכנולוגיה תתרום להצלחת העסק.
2. הערכת צרכים
כעת עליכם לבצע הערכת צרכים, שמתחילה ברשימת כל התהליכים העסקיים הנוכחיים המתבצעים בעסק. בעזרת הרשימה תוכלו לזהות את התחומים שבהם ניתן לבצע אוטומציה או שניתנים לשיפור באמצעות מחשוב. לבסוף, קבעו אילו משימות ופונקציות יפיקו את התועלת הרבה ביותר ממחשובן ותעדפו אותן.
איך תזהו תהליכים שמחשובם יפיק את מירב התועלת עבור העסק? חפשו וזהו תהליכים ומשימות שחוזרים על עצמם, גוזלים זמן או כוח אדם רב, או מועדים לשגיאות. תהליכים לדוגמה שניתן לשקול את מחשובם: הזנת נתונים, ניהול מלאי, הפקת חשבוניות, הפקת דוחות, ניהול קשרי לקוחות וניהול לוחות זמנים.
בנוסף התייעצו עם העובדים כדי ללמוד על נקודות בעייתיות ותחומים בעסק שיפיקו תועלת מהתערבות טכנולוגית. כדאי גם לחקור את שיטות העבודה והמגמות החדשות בתעשייה. כך תוכלו לזהות הזדמנויות לחדשנות ולהבטיח את היתרון התחרותי שלכם באמצעות המחשוב.
לבסוף, אל תשכחו לתעדף את משימות המחשוב לפי השפעתן הפוטנציאלית על היעדים העסקיים, ההחזר על ההשקעה והיתכנות היישום.
3. תכנון תקציב
כדי לבצע תכנון תקציב ריאלי למחשוב העסק צריך לשקול את כל העלויות הרלבנטיות, כולל רכישות חומרה, רישיונות תוכנה, הגדרת תשתית רשת, הדרכת עובדים ותחזוקה ותמיכה שוטפת. חקרו ואספו הצעות מחיר מספקים כדי להעריך את ההוצאות בצורה המדויקת ביותר. וודאו שהתקציב שלכם תואם את היעדים העסקיים ואת ההחזר הצפוי על ההשקעה. תכנון תקציב ריאלי מאפשר יישום נכון, ממזער עומס פיננסי ומבטיח מעבר חלק למחשוב תוך מיקסום היתרונות הפוטנציאליים לעסק.
4. בחירת חומרה ותוכנה מתאימות
השלב הבא הוא בחירת חומרה ותוכנה מתאימות לצרכי העסק ולמטרות שהוגדרו. הגורמים שיש לקחת בחשבון בבחירת החונרה והתוכנה: אפשרויות הרחבה, תאימות, אבטחה, ידידותיות למשתמש ומוניטין של הספקים. במידת הצורך, מומלץ להתייעץ עם מומחי IT או מומחים אחרים רלבנטיים.
5. אמצעי אבטחת נתונים ופרטיות
חשוב לאין שיעור לא להקים בשום אופן תשתית מחשוב עסקית שאינה מאובטחת ואינה מגינה כראוי על פרטיות הנתונים העסקיים ופרטי הלקוחות! כדי לדאוג לאמצעי אבטחת נתונים ופרטיות ראויים לעסק שלכם, הטמיעו פרוטוקולי אבטחה חזקים, כגון חומות אש, הצפנה, בקרות גישה וגיבויים תקופתיים של הנתונים.
הישארו מעודכנים לגבי תקנות הגנת המידע הרלוונטיות והבטיחו תאימות אליהן. עליכם לוודא שאתם עומדים בדרישות התקנות ובהנחיות המסדירות את האיסוף, האחסון, העיבוד והאבטחה של נתונים אישיים ורגישים. שימו לב, אם העסק שלכם לא יעמוד בדרישות החוק, תהיו חשופים לתביעות. לכן כדאי מאוד להסדיר נושא זה כבר בשלבים הראשונים. לעזרתכם, צירפנו קישור למדריך המלא של משרד המשפטים ליישום תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע). קחו את הזמן לעיין בו לעומק, וכשתסיימו אל תשכחו לעבור להמשך המדריך שלנו – מחשוב לעסקים: איך לתכנן את מחשוב העסק – חלק ב'.
