המשך חלק א' – תכנון מחשוב העסק
מדריך זה – מחשוב לעסקים: איך לתכנן את מחשוב העסק – חלק ב', הוא המשכו של חלק א' של המדריך. אם טרם קראתם את חלק א', מומלץ לעשות זאת לפני המשך הקריאה כאן. בחלק א' דנו ב-5 נושאים חשובים שיש לקחת בחשבון כשמתכננים את מחשוב העסק – הגדרת מטרות, הערכת צרכים, תכנון תקציב, בחירת חומרה ותוכנה מתאימות, ואמצעי אבטחת נתונים ופרטיות.
בחלק ב' של המדריך נדון בעוד 5 נושאים חשובים לא פחות, והרי הם לפניכם:
1. הדרכת העובדים
נושא הדרכת העובדים נוטה להישכח כשמתכננים את מחשוב העסק, אבל יש לו חשיבות רבה! אל תתעלמו מהעובדה שמחשוב העסק כרוך במתן הכשרה לעובדים, כדי שידעו להשתמש במערכות החדשות. את ההכשרה אפשר לתת על ידי מדריכים מתוך העסק, שילמדו ראשונים את המערכות החדשות. אפשרות אחרת היא לשכור ספקי הדרכה חיצוניים או להשתמש בפלטפורמות מקוונות. ניתן להעביר את המידע באמצעות סדנאות, סמינרים, קורסים מקוונים או מפגשים אחד על אחד. ביחרו את שיטת ההדרכה המתאימה לעסק ולעובדים, לפי אופי השינוי, העדפות העובדים והמשאבים הזמינים.
המעבר למחשוב וההדרכה הנלווית אליו נתקלים לא פעם בהתנגדות לשינוי, שהיא תגובה אנושית טבעית. התכוננו מראש ותכננו אסטרטגיות התמודדות עם אתגר זה. אסטרטגיות שימושיות לדוגמה הן שיתוף העובדים בתהליך, שמירה על ערוצי תקשורת פתוחים ותקשורת שקופה, מתן מקום לעובדים לבטא את חששותיהם, מתן הכשרה מקיפה ככל הנדרש לכל עובד ועובד והכנסה הדרגתית של המערכות החדשות לשימוש. כמו כן כדאי לזכור לתת תמיכה מיוחדת למנהלים, שתעזור להם להתמודד עם תגובות העובדים. והכי חשוב – לחגוג ביחד כל הצלחה. הטמעת אסטרטגיות כגון אלו תעזור במזעור ההפרעות ובהגדלת הסיכוי ליישום מוצלח של המחשוב בעסק. למי שמעוניין להעמיק עוד בנושא ההתנגדות לשינויים טכנולוגיים ודרכי ההתמודדות, מומלץ לקרוא את הכתבה הבאה מאתר גלובס.
2. אינטגרציה וצמיחה עתידית
כחלק מהתכנון, שיקלו גם כיצד המערכות הממוחשבות ישתלבו עם התשתית הקיימת, במידה ויש כזו. חשוב להבטיח תאימות בין המערכות והפלטפורמות השונות, הישנות והחדשות. כדי להבטיח העברת נתונים חלקה וזרימת תהליכי העבודה, יהיה לעיתים צורך באינטגרציה בין רכיבים שונים. למשל, אינטגרציה של מסד נתוני הלקוחות, של מערכות החשבונאות, ויישומי תוכנה אחרים שחיוניים לפעילות העסקית. שיקלו לאמץ פרוטוקולים סטנדרטיים או להשתמש בממשקי תכנות יישומים (APIs) כדי להקל על שילוב המערכות.
תכננו כך שבעתיד, עם צמיחת העסק, מערכות המחשוב יאפשרו את התרחבותו. בחרו מערכות ממוחשבות שיכולות להתאים לצרכים המתפתחים של העסק ככל שהוא גדל. כדאי להבטיח מראש כי למערכת תהיה את היכולת להתמודד עם צמיחת נפחי הנתונים ודרישות המשתמשים. מערכת כזו יכולה להסתגל ולצמוח יחד עם העסק, מבלי לגרום לשיבושים או החלפות יקרות בעתיד. פתרונות מבוססי ענן הם לרוב בעלי יתרון בתחום זה, מכיוון שניתן להתאים אותם בקלות לשינויים בהיקף המשאבים הנדרשים.
בנושאים של אינטגרציה והתרחבות מומלץ ליצור קשר עם אנשי IT או מומחי אינטגרציה וארכיטקטורת מערכות. הם יעזרו להעריך תאימות ולעצב פתרונות אינטגרציה. בנוסף הם ינחו אותכם לגבי הטכנולוגיות המתאימות ביותר ליעדים העסקיים ארוכי הטווח שלכם.
3. גיבוי ושחזור
במקרה של תקלה, חשוב שיהיו במערכת המחשוב אמצעי גיבוי ושחזור, כדי להגן על הנתונים העסקיים. גיבוי ושחזור לאחר פריצה או אסון טבע הם חיוניים להתאוששות מהירה מאירועים לא צפויים כאלה. מערכות גיבוי אמינות ותוכניות שחזור מבטיחות זמן השבתה מינימלי ומונעות דליפת מידע רגיש. כך תשמרו על אמון הלקוחות בעסק ולא תפסידו הכנסה. דאגו לגבות באופן קבוע נתונים קריטיים ובדקו את תהליך השחזור כדי להבטיח את יעילותו. גם כאן כדאי לקבל עזרת מומחים, כדי שהגיבוי והשחזור לא יתבררו כחסרי תועלת דווקא בעת הצורך.
4. תמיכה טכנית ותחזוקה שוטפת
חלק בלתי נפרד ממחשוב העסק הוא קביעת נהלים לתמיכה טכנית ותחזוקה שוטפת של המערכות הממוחשבות. לצורך כך ניתן להקים צוות IT פנימי או להשתמש במיקור חוץ ולהפקיד את העבודה בידי ספקי שירות אמינים. דאגו לשידרוג ועדכון של התוכנה והחומרה באופן קבוע, כדי לשמור על ביצועים ורמת אבטחה גבוהה.
5. מעקב והערכת ביצועים
נושא זה רלבנטי יותר לעסק שכבר יש בו מערכת מחשוב. בכל זאת נזכיר אותו כאן, כי הוא בעל חשיבות רבה: אל תשכחו לעקוב באופן רציף אחר ביצועי המערכת הממוחשבת ולהעריך את השפעתה על המטרות העסקיות שלכם! דאגו לבצע מעת לעת איסוף וניתוח של הנתונים, כדי לזהות תחומים לשיפור ולבצע התאמות נדרשות. לאחר השקעת מאמץ, זמן ומחשבה רבים כל כך במחשוב העסק, כדאי לוודא שהמערכת מחזירה את ההשקעה בה ועומדת ביעדים שהוגדרו לה בעת בחירתה והתקנתה. מעבר לכך, כמו כל מערכת גם כאן יהיה מן הסתם צורך בהתאמות תקופתיות בהתאם להתפתחות העסק ולחידושים בתחום המחשוב. שמירה על מערכת יעילה ועדכנית תעזור לשמור על יתרון תחרותי עבור העסק שלכם ותעניק לו את כל התמיכה הדרושה לשגשוג והצלחה.
סיכום
אחרי שהבנתם איך לתכנן את מחשוב העסק, זכרו שמדובר במשימה משמעותית הדורשת תכנון ושיקול דעת. מומלץ לערב בתהליך את כל בעלי העניין בעסק ולא לשכוח לבקש ייעוץ מומחה בעת הצורך. עבודה לפי השלבים מעלה את הסיכוי להטמעת מערכת מחשוב יעילה ויציבה, המתאימה בדיוק לצרכיכם.
